IP Telefon

IP telefon nədir?

IP telefon internet şəbəkəsi üzərindən səsli zəng etməyə imkan verən cihazdır və klassik telefon xətti əvəzinə şəbəkə bağlantısı ilə işləyir. Adətən router və switchə qoşulur, sonra telefon hesabı ilə sistemə daxil olur və zəngləri həmin hesab üzərindən qəbul edib edir. Bu yanaşma ofisdə daxili nömrələr qurmağa, zəngləri şöbələr arasında bölməyə, növbə ilə qəbul etdirməyə və uzaqdan işləyən əməkdaşları eyni şəbəkəyə daxil etməyə şərait yaradır. Ən böyük üstünlük çeviklikdir, çünki cihazı başqa məkana aparanda da eyni hesabla işlətmək olur, əsas şərt sabit internetdir. Səs keyfiyyəti şəbəkənin yüklənməsi və gecikmə ilə sıx bağlıdır, ona görə düzgün qurulanda nəticə daha təmiz, problem olanda isə səsdə qırılma hiss oluna bilər. IP telefon həm kiçik ofislərdə sadə daxili zəng üçün, həm də böyük komandada zəng axınını idarə etmək üçün istifadə olunur.

VoIP və SIP anlayışları

VoIP səsin internet üzərindən paketlər şəklində ötürülməsi yanaşmasıdır, yəni danışıq səsi rəqəmsallaşır və şəbəkə ilə qarşı tərəfə çatır. SIP isə bu zəngin qurulmasını və idarə olunmasını təmin edən qaydalar toplusudur, yəni cihazın hesabla sistemə qoşulması, zəngin başlanması, yönləndirilməsi və bitməsi kimi prosesləri nizamlayır. Sadə dildə desək VoIP səsin necə daşındığını, SIP isə zəngin necə təşkil olunduğunu izah edir. Bir şirkətdə eyni anda çox zəng gedirsə, SIP tərəfdə hesab, kanal və şəbəkə ayarları düzgün seçilməlidir ki, səs sabit qalsın. Xüsusən router arxasında işləyən cihazlarda düzgün şəbəkə ayarı vacib olur, əks halda qeydiyyat alınmaya və ya səs bir tərəfli gələ bilər. Ona görə IP telefon alanda təkcə cihaz yox, onun işləyəcəyi SIP hesab və şəbəkə tərəfi də birlikdə düşünülməlidir.

IP telefon kimlər üçün uyğundur?

IP telefon əsasən zəng axınını daha səliqəli idarə etmək istəyən bizneslər üçün uyğundur. Əgər ofisdə bir neçə əməkdaş eyni nömrə ilə zəng qəbul edirsə, daxili nömrələr lazımdırsa və zənglər şöbələr arasında yönləndirilməlidirsə bu sistem rahatlıq verir. Filialı olan şirkətlərdə də üstünlük görünür, çünki müxtəlif ünvanları bir mərkəzdən idarə etmək və vahid daxili nömrələmə qurmaq mümkün olur. Müştəri ilə əlaqə çoxdursa, zənglərin qeydiyyatı, cavabsız zənglərin siyahısı, iş saatına görə yönləndirmə kimi funksiyalar gündəlik işi yüngülləşdirir. Kiçik komandada da faydalıdır, çünki bir nəfər işdə olmasa belə zəng başqa əməkdaşa keçə bilər. Sadəcə stabil internet və düzgün şəbəkə quruluşu olmalıdır, əks halda səs keyfiyyəti düşə bilər.

Ofis daxili zənglər və daxili nömrələr

Daxili nömrələr ofis daxilində əməkdaşların bir birini qısa kodla yığmasına imkan verir və bu, operativliyi artırır. Bir neçə şöbə olanda resepsiyon, satış, mühasibat, anbar kimi bölmələrə ayrı daxili nömrə vermək zənglərin qarışmasının qarşısını alır. İşçilər arasında tez əlaqə lazım olanda daxili zəng daha sürətli olur və əlavə xətt xərci yaratmır. Yeni əməkdaş gələndə ona yeni daxili nömrə açmaq asandır, cihazı qoşub hesabı daxil edir və istifadə başlayır. Ofisdə yer dəyişmək problemi də azalır, çünki nömrə kabinəyə yox, hesabın özünə bağlı olur. Bu model sistemli işləyəndə şirkət daxilində telefon intizamını da yaxşılaşdırır.

Müştəri xidməti və call center istifadəsi

Müştəri xidməti üçün ən vacib məqam zəngin düzgün operatora düşməsidir və IP telefon sistemi bunu daha rahat qurmağa imkan verir. Zəngləri növbə ilə bölmək, busy olanda digər operatora ötürmək, iş saatından kənar avtomatik mesaj vermək kimi funksiyalar çox istifadə olunur. Call center şəraitində eyni anda bir neçə zəng qəbul etmək üçün kanal planlaması önə çıxır, çünki limit çatanda zənglər gözləməyə düşür və ya cavabsız qala bilər. Operator performansını izləmək, cavab müddətini görmək, müştəriyə geri zəngləri planlamaq da daha sistemli olur. Uzaqdan işləyən operatorlar üçün də rahatdır, eyni hesabla başqa məkandan daxil olub işləyə bilirlər. Bu tip istifadə üçün şəbəkə sabitliyi və səs keyfiyyəti ayarları daha ciddi nəzərə alınmalıdır.

IP telefon növləri

IP telefonlar əsasən qoşulma üsuluna və istifadə rahatlığına görə fərqlənir. Bəziləri klassik masaüstü formatında olur və kabel ilə şəbəkəyə qoşulur, bəziləri Wi Fi ilə işləyir və kabel ehtiyacını azaldır, bəziləri isə DECT sistemi ilə simsiz dəstək verir. Seçim edəndə ofisdə şəbəkə infrastrukturu, masa üzərində yer, istifadəçinin hərəkət ehtiyacı və enerji təminatı kimi məqamlar önə çıxır. Eyni şirkətdə fərqli şöbələr üçün fərqli tip seçmək də normaldır, məsələn resepsiyonda masaüstü, anbarda DECT daha rahat ola bilər. Səs keyfiyyəti və idarəetmə çox vaxt oxşardır, fərq daha çox gündəlik rahatlıq və quraşdırma tərəfdə hiss olunur. Aşağıdakı növlər ən çox istifadə olunan seçimlərdir.

Masaüstü IP telefonlar

Masaüstü IP telefonlar ən stabil və klassik seçim sayılır, çünki adətən kabel ilə şəbəkəyə qoşulur və əlaqə daha sabit qalır. Düymələr, ekran, sürətli yığım düymələri və qulaqcıq qoşmaq imkanları iş mühitində rahatlıq verir. Satış və resepsiyon kimi zəng yükü çox olan yerlərdə düymələrin ergonomik olması və ekranın aydın görünməsi vacib olur. Bəzi modellərdə bir neçə xətt və ya bir neçə hesab idarə etmək olur, bu da şöbə nömrələri ilə işləyənlər üçün rahatdır. PoE dəstəyi varsa əlavə adapter olmadan işləyə bilir və masada kabellər azalır. Gün boyu eyni yerdə işləyən əməkdaşlar üçün masaüstü IP telefon adətən ən problemsiz variantdır.

Wi Fi dəstəkli IP telefonlar

Wi Fi dəstəkli IP telefonlar kabel çəkmək çətin olan yerlərdə rahatlıq verir və masa üzərində daha az kabel olur. Kiçik ofisdə, icarə məkanında və ya tez-tez yer dəyişən quruluşda bu seçim işə yarayır. Amma Wi Fi sabit deyilsə və şəbəkədə yüklənmə varsa səsdə qırılma və gecikmə hiss oluna bilər, buna görə yaxşı router və düzgün yerləşdirmə önə çıxır. Wi Fi istifadə ediləndə təhlükəsizlik ayarları da düzgün olmalıdır ki, şəbəkə stabil qalsın. Bəzi modellər həm kabel, həm Wi Fi ilə işləyir, bu da ehtiyat variant kimi üstünlük verir. Kabel imkanı məhduddursa, amma IP telefon rahatlığı lazımdırsa Wi Fi dəstəkli model məntiqli seçim ola bilər.

DECT baza və simsiz dəstlər

DECT baza və simsiz dəstlər ofisdə hərəkət etməli olan işçilər üçün uyğundur, məsələn anbar, servis, böyük mağaza və ya çox otaqlı ofis. Burada baza şəbəkəyə qoşulur, simsiz telefon isə baza ilə əlaqə saxlayır və istifadəçi sərbəst gəzə bilir. Əhatə dairəsi bina quruluşundan asılı olur, qalın divarlar məsafəni azalda bilər, amma düzgün yerləşdirmə ilə rahat nəticə alınır. Bir bazaya bir neçə dəst qoşula bildiyi üçün komanda işi üçün sərfəli ola bilər. Zəngin qəbulu və idarəsi daha rahat olur, çünki istifadəçi masaya bağlı qalmır. Hərəkət çoxdursa və bir nöqtədə dayanmaq mümkün deyilsə, DECT sistemi gündəlik işi xeyli rahatlaşdırır.

Kanal nə deməkdir və eyni anda neçə zəng üçün neçə kanal lazımdır?

Kanal eyni anda aparıla bilən paralel zəng sayını ifadə edir, yəni neçə nəfər eyni anda danışa bilər sualının cavabıdır. Bir kanal bir aktiv zəng deməkdir, iki kanal o anda iki fərqli zəngin getməsi deməkdir. Ofisdə bir nömrəyə çox zəng gəlirsə, kanal az olanda zənglər məşğul siqnalına düşə və ya gözləməyə qala bilər. Planlama edəndə işçi sayını yox, eyni anda pik saatda neçə zəngin paralel olacağını düşünmək daha doğrudur. Məsələn bir operator varsa bir kanal bəzən bəs edir, iki operator eyni anda danışa bilirsə ən az iki kanal lazım olur, üstəlik ehtiyat pay saxlamaq rahatlıq verir. Satış və call center kimi yerlərdə pik saat analizi aparıb kanalı ona görə seçmək daha düzgün olur.

Bakı şəhər nömrəsi 012 ilə SIP nömrə götürmək olurmu?

Ümumiyyətlə 012 Bakı şəhər nömrəsidir və SIP üzərindən işləməsi mümkündür, amma bu imkan provayderin şərtlərindən asılı olur. Bəzi provayderlər birbaşa 012 prefiksli yeni nömrə verir, bəziləri isə mövcud 012 nömrənin SIP sisteminə daşınması və ya SIP üzərindən işlədilməsi variantını təklif edir. Əgər səndə artıq 012 nömrə varsa, çox vaxt onu SIP trunk üzərinə keçirtmək, yönləndirmək və ya rəqəmsal xətt kimi istifadə etmək ssenariləri olur. Burada əsas məqam sənədləşmə, xidmətin hansı hüquqi şəxs və ya fərdi üzərindən açılacağı və nömrənin hansı ünvana bağlanması tələbləridir. Ən doğru addım seçdiyin provayderdən 012 şəhər nömrəsi üçün SIP xidməti, köçürmə imkanı və kanal limiti barədə konkret şərtləri soruşmaqdır.

Neçə xətt lazımdır? bunu necə hesablamaq olar?

Xətt ehtiyacını hesablamaq üçün əsas meyar işçi sayı deyil, eyni anda neçə zəngin paralel gedə biləcəyidir. Günün pik saatını düşün, həmin vaxt neçə nəfər danışır, neçə zəng daxil olur və neçə zəng çıxır, bunu təxmini qeyd et. Əgər zənglər çox qısa və tez-tezdirsə paralel yük artır, zənglər uzun çəkirsə yenə kanal ehtiyacı böyüyür. Bir nömrəyə yığılmış zəng axını varsa, minimumdan bir addım artıq xətt seçmək cavabsız zəngləri azaltmağa kömək edir. Praktik yanaşma budur, əvvəl mövcud zəng statistikasına bax, yoxdursa bir həftə müşahidə apar və pik anda paralel danışıq sayını əsas götür. Sonra ehtiyat pay əlavə et ki, kampaniya və mövsümi artımda sistem sıxılmasın.

Bir istifadəçi eyni anda neçə zəngi idarə edə bilər?

Bir istifadəçi fiziki olaraq eyni anda bir zəngdə danışa bilər, qalan zənglər isə gözləmədə saxlanılır və ya başqa operatora yönləndirilir. İki zəngi paralel idarə etmək yalnız hold, transfer və konfrans kimi funksiyalarla mümkündür, amma yenə də aktiv danışıq bir kanalı tutur. Operator təcrübəsinə görə bir zəngi danışıb digərini gözlətmək olar, amma çox gözlətmə müştəri narazılığı yarada bilər. Call center mühitində buna görə növbə qaydası qurulur, zənglər operatorlara balanslı paylanır və lazım gəlsə IVR ilə yönləndirilir. Texniki tərəfdə isə paralel danışıq kanaldan asılıdır, istifadəçi bir dənə danışsa belə sistemdə ümumi kanal kifayət etməlidir. Yəni istifadəçi limiti daha çox iş prosesi ilə, kanal limiti isə texniki tutumla bağlıdır.

IP telefon alanda neçə SIP hesab dəstəkləməlidir?

SIP hesab sayı telefonun neçə fərqli xətti və ya nömrəni eyni cihazda işlədə bilməsi deməkdir. Sadə istifadə üçün çox vaxt bir hesab kifayətdir, bir nömrə ilə zəng edib qəbul edirsən və məsələ bağlanır. Resepsiyon və satış kimi yerlərdə isə iki və ya daha çox hesab faydalı ola bilər, məsələn həm ümumi şirkət nömrəsi, həm də şöbə nömrəsi eyni telefonda işləyir. Bir cihazda bir neçə hesab olanda gələn zəngləri ayırmaq, fərqli zəng melodiya və ya ekran göstərişi ilə tanımaq daha rahat olur. Əgər bir neçə hesabın eyni anda aktiv işləməsi planlanırsa, cihazın xətt düymələri və ekranı da buna uyğun olmalıdır. Ən praktik seçim, real ehtiyacın qədər hesab götürmək və gələcəkdə artım ola bilərsə bir az pay saxlamaqdır.